Was muss ein gutes Hostelmanagement Tool können?

Im Jahre 2015 haben meine Frau und ich uns ein Herz gefasst und die Entscheidung getroffen ein eigenes Hostel zu eröffnen. Das war schon immer ein großer Traum von uns. Bis dahin habe ich bei jedem Kurzurlaub die Betreiber von Hostels beneidet. An einem Traumort arbeiten, mit spannenden und interessanten Menschen in Kontakt kommen und dafür auch noch Geld bekommen 😊

Also haben wir uns eine passende Unterkunft gesucht und auch relativ schnell gefunden. Die Details wurden mit dem Eigentümer geklärt und wir haben unser Hostelkonzept erarbeitet. Aber relativ schnell stellte sich bei uns die Frage:

Wie wollen wir die Buchungen verwalten? Mit Stift und Papier? Oder doch mit einem Tool? Was muss dieses Tool können?

Im folgenden habe ich meine Erfahrungen zusammengefasst und die für mich wichtigen Anforderungen an ein Hostelmanagementsystem beschrieben:

Intuitivität und Übersichtlichkeit

Selbstverständlich muss ein Hostelmanagement Tool alle Anforderungen einer sogenannten PMS (Projektmanagementsoftware) erfüllen. Dazu gehört unter anderem eine anständige Datenbank, in der die Gästedaten verarbeitet werden können und ein Kalender, um die Übersicht über die Aufenthalte in den Zimmern zu behalten. 

Im Gegensatz zu einem zu einem großen Hotel mit mehreren hauptberuflichen Angestellten hingegen, ist es meiner Meinung nach wichtig, ein besonders übersichtliches und vor Allem intuitives Tool zu verwenden. Softwarelösungen mit seitenlangen Dokumentationen bzw. stundenlangen Webinaren sind hier fehl am Platz. Ein privater Vermieter von Unterkünften sollte sich schnell und möglichst ohne große Anleitung durch das Tool manövrieren können. Das Anlegen von Gästen sollte einfach sein, die Bearbeitung von Aufenthalten über Doppelklicks sollte möglich sein und auch eine freie Gästesuche (bei der auch beispielsweise nach Wohnorten und Sprachen gesucht werden kann) sollte ein Hostelmanagement Tool bieten. Als privater Vermieter oder als kleines Hostel sollte man sich von sperrigen Tool, die viele Funktionen bieten fernhalten. Die allermeisten werden kleine Vermieter nicht benötigen.  

Flexibilität

Der Vertrieb eines Hostels ist in jedem Land unterschiedlich geregelt. Hostelbetreiben können ihren Betrieb haupt- oder nebenberuflich führen. Auch die Steuermodelle können von Land zu Land und auch von Region zu Region stark variieren. In machen Regionen werden sogenannte Kurtaxen oder City-Tax Abgaben verlangt, die sich auch in der Höhe stark unterscheiden können. 

Daher sollte ein Hostelmanagement Tool maximale Flexibilität bieten. Sowohl in der Rechnungserstellung als auch in der steuerlichen Bilanzierung der Buchungen. Im besten Fall sind alle Rechnungsangaben individuell anpassbar. 

Auch die Flexibilität in der Toolanwendung ist von großer Bedeutung. Eine freie Suche (bei der beispielsweise auch nach Wohnorten und Gastsprachen gesucht werden kann) ist wichtig. Einschränkungen in der Anwendung wie z.B. Pflichtangaben bei Gästedaten sollten im Hostelbetrieb nicht vorkommen. Aus eigener Erfahrung kann ich von Tools mit beschränkter Zimmerzahl abraten. Wir hatten in unserem Hostel Einzelbetten im Mehrbettzimmer vermietet. Da jeder Gast als einzelne Einheit betrachtet wird, führt das dazu, dass trotz geringer Anzahl an tatsächlichen Zimmern mehrere Zimmereinheiten im Tool nötig werden.

Kostengünstig

Ein kleiner Betrieb wie beispielsweise ein Hostel oder ein privater Vermieter von Ferienunterkünften hat entsprechend einen geringeren Umsatz als große Hotels mit mehreren Zimmern. Der finanzielle Spielraum ist begrenzt. Daher sollte jede Ausgabe sollte gut überlegt sein. Eine wichtige Anforderung an ein Hostelmanagement Tool sollte daher sein, das dieses für den Betreiber bezahlbar ist.

Synchronisationsfähig

Eine wichtige Gästequelle für Hostels und Ferienhäuser sind Buchungsportale. Wir hatten zu unserer Zeit fast ausschließlich Gäste von Onlineportalen wie z.B. Airbnb und Booking.com. Da sich die Buchungsanfragen über teilweise mehrere Plattformen erstrecken ist es eine der Hauptaufgaben eines Hostelmanagement Tool alle diese Buchungen in einen gemeinsamen Kalender zusammenzuführen und zu synchronisieren. Diese Funktionalität ist meiner Erfahrung nach essentiell für Hostels.

(Optional) Offlinefähigkeit

Hostelbetreiber sollten sich gut überlegen welche Voraussetzungen in der Unterkunft vorherrschen. In angelegenen Landschaften und Naturschutzgebieten sind die Voraussetzungen für eine stabile Internetverbindung nicht immer gegeben. Eine Bearbeitung der Gäste muss auch dann möglich sein, wenn das Internet temporär ausfällt bzw. erst keine Internetverbindung vorhanden ist

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Hostelmanagementsystem, Hostelplaner, Booking calendar