Was muss ein gutes Hostelmanagement Tool können?

Im Jahr 2015 haben meine Frau und ich unseren Traum verwirklicht: Wir wollten ein eigenes Hostel eröffnen. Bei jedem Kurzurlaub hatte ich die Betreiber kleiner Unterkünfte beneidet – sie lebten und arbeiteten an inspirierenden Orten, trafen täglich interessante Menschen und verdienten dabei ihren Lebensunterhalt. Genau das wollten wir auch.

Schon bald fanden wir die passende Immobilie, klärten die Details mit dem Eigentümer und entwickelten unser Konzept. Doch sehr schnell stellte sich uns eine zentrale Frage:

Wie organisieren wir unsere Buchungen?
 

Mit Stift und Papier? Oder mit einer Software? Und wenn Software – was genau soll sie können?

In diesem Beitrag teile ich unsere Erfahrungen und zeige, welche Funktionen ein gutes Hostelmanagement-System für kleine Unterkünfte wirklich braucht.

1. Intuitiv und übersichtlich – ohne Schulungsaufwand

Ein gutes Tool sollte alle grundlegenden Funktionen eines Property Management Systems (PMS) bieten – also eine verlässliche Gästedatenbank und einen übersichtlichen Kalender zur Zimmerverwaltung.

Aber: Anders als große Hotels mit geschultem Personal benötigen kleinere Betriebe wie Hostels oder Ferienwohnungen ein besonders einfaches und intuitives System. Niemand möchte seitenlange Handbücher wälzen oder an Webinaren teilnehmen, nur um ein Zimmer zu buchen.

Worauf es ankommt:

• Gäste schnell und unkompliziert anlegen
• Aufenthalte per Doppelklick bearbeiten
• Flexible Suchfunktionen (z. B. nach Namen, Wohnort, Sprache)
• Keine überladenen Menüs oder unnötigen Funktionen

Ein gutes System sollte genau das bieten, was kleine Betreiber benötigen – nicht mehr und nicht weniger.

2. Flexibel anpassbar – für unterschiedliche Betriebsmodelle

Die Anforderungen an Hostels sind regional sehr verschieden:
Manche werden hauptberuflich betrieben, andere nebenbei. Steuerregelungen unterscheiden sich nicht nur zwischen Ländern, sondern oft sogar innerhalb von Regionen. In manchen Gemeinden gelten zusätzlich Kurtaxen oder City-Tax-Abgaben, deren Höhe variieren kann.

Ein Hostelmanagement-Tool muss deshalb höchste Flexibilität bieten:

• Rechnungen und Buchungsdetails sollten individuell anpassbar sein
• Steuerliche Vorgaben müssen konfigurierbar sein
• Pflichtfelder (z. B. für Gastdaten) sollten sich flexibel handhaben lassen
• Die Software darf nicht durch eine künstlich begrenzte Zimmeranzahl einschränken

Beispiel: In unserem Hostel wurden Einzelbetten in Mehrbettzimmern separat vermietet. Obwohl wir nur wenige Zimmer hatten, benötigten wir im System viele separate „Einheiten“ – eine Einschränkung der Zimmerzahl hätte uns blockiert.

3. Kostengünstig – fair für kleine Betriebe

Kleine Hostels oder private Ferienunterkünfte verfügen in der Regel über begrenzte finanzielle Mittel. Jeder Euro zählt. Die Software sollte daher bezahlbar und auf kleinere Budgets ausgelegt sein – ohne versteckte Kosten oder überteuerte Zusatzfunktionen.

4. Synchronisierbar – Buchungsportale effizient anbinden

Ein Großteil unserer Gäste kam über Onlineportale wie Airbnb und Booking.com. Gerade für kleine Betriebe ist es entscheidend, diese Plattformen effizient zu nutzen – aber das funktioniert nur, wenn alle Buchungen automatisch in einem zentralen Kalender zusammenlaufen.

Eine gute Hostelsoftware sollte daher:

• Buchungen aus allen relevanten Plattformen synchronisieren
• Kalenderüberschneidungen vermeiden
• Verfügbarkeiten in Echtzeit aktualisieren
• Diese Funktion ist für uns eine der wichtigsten überhaupt.

5. (Optional) Offlinefähig – für abgelegene Orte

Gerade wer in ländlichen oder naturnahen Regionen vermietet, weiß: Eine stabile Internetverbindung ist nicht immer selbstverständlich. Umso wichtiger ist es, dass Gästedaten auch offline bearbeitet und gespeichert werden können – und sich später mit der Cloud synchronisieren lassen.

Fazit

Ein gutes Hostelmanagement-System ist nicht nur ein digitales Tool – es ist das Rückgrat eines reibungslos laufenden Betriebs. Es sollte sich dem Alltag kleiner Vermieter anpassen, nicht umgekehrt.

RoomAcrobat ist genau aus diesem Grund entstanden – aus eigener Erfahrung, mit einem klaren Fokus auf Einfachheit, Flexibilität und faire Preise.

👉 Mehr dazu auf unserer Website

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile von RoomAcrobat:

Hostelmanagement-System

Hostelplaner

Booking Calendar